Nieuwe gebuikers
Getting started
Welkom! We helpen je graag op weg met Cicero.
Tip: Voor de beste ervaring en navigatie raden we aan om de vraag weer dicht te klappen voordat u naar de volgende gaat.
Bij een eerste Login
Wat moet u meteen doen bij een eerste Start-up van Cicero? En hoe kan u vervolgens veilig en snel inloggen?
1/ Open uw internet browser
- ga naar uw internet browser (Edge, Chrome, …)
Zodra u een desktop of laptop opstart en vervolgens een internet browser opent, meldt u zich meestal direct aan met uw Microsoft 365-account (via Multi Factor Authenticatie), zodat u rechtsboven kunt zien met welk account u bent aangemeld (met initialen of een foto):
2/ CICERO opstart link
Via een key-user van het kantoor ontvangt u een e-mail met de Cicero opstart link.
- open deze opstart link
Als u via Multi-Factor Authenticatie (MFA) bent ingelogd in uw Microsoft 365- applicatie kunt u op basis van Single Sign-On (SSO) met uw Microsoft 365-gegevens ook in Cicero inloggen:
- door op de knop 'Login met Microsoft' te klikken
- er kan eventueel een account-selectie gevraagd worden
Deze login werkt snel en veilig en haalt uw persoonlijke instellingen op.
3/ Bij de eerste login dient elke user een 'connectie' te maken onder Mijn Account
- eenmaal ingelogd, vindt u bovenaan onder uw profiel icoontje 'Mijn account'
- kijk of uw gebruiker met Office 365 'Verbonden' is
- klik zo nodig op 'Connect'
- bij wijzigingen klikt u onderaan op 'Opslaan'
Tips:
Cicero verlaten doet u door op 'Afmelden' te klikken in uw profielicoontje bovenaan.
Vanaf dat moment kunt u altijd op basis van SSO (Single Sign-On)
met uw Microsoft 365-gegevens inloggen:
- door op de knop 'Login met Microsoft' te klikken
In het login scherm zal steeds een account-selectie gevraagd worden.
De MFA (Multi-Factor-Authenticatie) vereist een bevestiging via de Authenticator-app of een sms met een code (zie ook de Video - Inloggen in Cicero met SSO).
Na het inloggen komt u terecht op het Dashboard en ziet u links het Menu.
Tips:
Voeg de Cicero url toe aan uw browser favorieten. Ook https://www.office.com/ kan u toevoegen aan uw opstartsites. Zo zal zowel het Office portal als Cicero meteen beschikbaar zijn.
Zodra aangemeld met uw eigen MS365 login ziet u ook meteen uw laatst geopende bestanden.
TBA: Video - hoe kan ik Cicero Mobile gebruiken?
We loggen in Cicero via SSO (Single Sign On).
Dit betekent dat je met één enkele login toegang hebt tot Cicero, Microsoft én eventueel andere geïntegreerde applicaties.
Dit proces wordt versterkt met MFA (Multi Factor Authentication), waarbij je je identiteit extra bevestigt. Zo ben je niet alleen eenvoudig, maar vooral ook op de meest veilige manier ingelogd via de geavanceerde beveiligingsprotocollen.
Usersettings onder Mijn account
Na het inloggen, kan elke user onder het Profielicoontje (bovenaan) klikken op Mijn account
Daar kan u het volgende beheren:
1/ Microsoft 365
Uw Microsoft 365 UPN moet 'Verbonden' zijn (koppeling CICERO – MS365).
2/ CICERO 365 Settings
U kunt kiezen tussen twee opties voor het verzenden van uitgaande e-mails via Cicero Send:
- BookMe: hiermee slaat u de e-mail op en boekt u een prestatie.
- StoreMe: hiermee slaat u alleen de e-mail op.
Geef uw voorkeur op bij CLI Send (vanuit de CICERO365 add-in).
3/ CICERO365 addin in Outlook en Word
Indien u bent aangemeld met uw MS365 account, wordt de CICERO365 add-in automatisch toegevoegd (in Word en Outlook).
4/ CICERO Mobile URL
U vindt onder Mijn account ook de Mobile link om Cicero op mobile devices (smartphone, tablet) te gebruiken.
Via de knop 'E-mail' wordt die verzonden naar je mailadres (die je mobile kan openen) en kunt u de link opslaan op het toegangsscherm.
Merk op: op tablets zult u bij de instellingen moeten nakijken of ‘popups blokkeren’ UIT staat.
Popups toestaan
Vaak worden er in de Cicero applicatie ‘nieuwe vensters’ geopend. Zo zal u na een eerste actie vanuit Cicero die een nieuw venster opent volgende stappen moeten volgen:
Pop-ups toestaan in Chrome : let op de popup blokker melding in de adresbalk van Chrome.
- Dit is meestal een klein icoontje met een rood kruis of een venster met een X.
- Klik op het blokker icoontje
- Selecteer ‘altijd toestaan’ voor de huidige site
Pop-ups toestaan in Edge :
- Klik op de drie puntjes rechtsboven voor meer opties.
- Selecteer ‘Instellingen’ (Settings) uit de lijst.
- Ga naar ‘Cookies en site machtigingen’ (Site Permissions) vanuit het zijbalk menu.
- Scroll naar ‘Pop-ups en omleidingen’ (Pop-ups and redirects) onder Sitemachtigingen.
- Onder 'Toestaan' kunt u sites Toevoegen > voer de URL van uw Cicero site in en klik op Toevoegen
Browser settings voor Edge
Elke internetbrowser kent instellingen voor het omgaan met Downloads.
In Edge kunt u voor Downloads het volgende instellen:
Zodra een (msg of pdf of ander) bestand gedownload werd, kunt u dit in Edge bovenaan terugvinden:
Zodra u de local/desktop Word app wenst te gebruiken voor Documentbeheer via Cicero Matters, dient u dat toe te staan in de instellingen van Word.
Word settings
Open in uw Word-menu de Opties → Vertrouwenscentrum en klik op Instellingen voor het Vertrouwenscentrum. Bij Beveiligde weergave vinkt u Beveiligde weergaven uit. Anders krijgt u een melding dat het document beveiligd is en de vraag om het te openen.
Veel kantoren zijn gewend om met de desktopversie van Word te werken, maar de online versie (ook wel de web-app genoemd) biedt een aantal voordelen die het overwegen waard zijn:
Altijd actueel: Updates worden automatisch uitgevoerd, waardoor altijd de nieuwste versie beschikbaar is.
Flexibele toegankelijkheid: Documenten zijn beschikbaar vanaf elke locatie en elk apparaat met een internetverbinding.
Effectief samenwerken: Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd en efficiënt aan een document werken.
Hoewel het een gebruikelijke praktijk is om met de desktopversie te werken, ontdekken kantoren die de online versie uitproberen vaak dat deze aanzienlijke voordelen biedt.
Aan de slag met Relations
De relatiemodule is het kloppende hart van Cicero. Een goede hygiëne in de CRM (Customer Relationship Management systeem) is de motor van verdere automatisering en efficiëntiewinsten bij alle andere modules.
Relatiefiches kunnen op verschillende manieren worden aangemaakt, o.a. via het Dashboard voor 'een snelle manier' of via de Wizard voor 'een volledige manier' met meer gedetailleerde invoer.
Tabblad 'Identiteit'
ID: Unieke ID
Velden met F2 Knop: Keuzemenu openen
Naam en adres: deze gegevens zal Cicero gebruiken op officiële aktes (besluiten, verzoekschriften, etc)
Communicatiegegevens
Tabblad 'Contactadressen'
Mogelijkheid 'Overnemen Gerechtelijke Identiteit'
Kan afwijkend zijn van het juridisch adres
Tabblad 'Boekhouding'
Hier kan je o.a. de PEPPOL verplichting aanduiden
Video nog toe te voegen.
Aan de slag met Matters
U kunt dossiers aanmaken en deze, samen met alle bijbehorende documenten, altijd en overal terugvinden op basis van verschillende criteria.
Bij het aanmaken van een dossier zal ook meteen een SharePoint site voorzien worden voor het opslaan van documenten.
Een dossier aanmaken via de Wizard (Stappenplan) - hier zijn enkele key takaways per Stap:
Stap 1: Cicero geeft de eerst vrije ID (of maak zelf een keuze als unieke ID)
Stap 2: Dossiergegevens
- Dossier naam.
- Voorkeur boekhouding: waarin de facturatie zal gebeuren.
- Dominus-Litus: eindverantwoordelijke van het dossier.
- Standaard prestant: wie voornamelijk het werk zal verrichten.
- Mappenstructuur: welke mappen dienen automatisch worden aangemaakt in de SharePoint Site.
Stap 4: Financiële gegevens en tarieven (zie ook module Billing)
Stap 5: Partijen
- Toevoegen: via zoeken in de CRM relaties.
- Partijtype: bv. cliënt, tegenpartij
- Betalende partij => via tab facturatiedeelname, via F2 knop
- Takentemplate kan toegevoegd worden zodat een takenplan per dossier ontstaat.
Stap 6: Meta-data
U kunt een template dossier opzetten bij recurrente klanten, en dat steeds dupliceren.
Hoe kan ik een template dossier opzetten?
- Maak een nieuw dossier aan via de dossier Wizard en geef een ID die zal dienen om de template te herkennen.
- Vul alle benodigde informatie in zoals dossiernaam, voorkeur boekhouding, Dominus-Litus, standaard prestant, en mappenstructuur.
- Voeg financiële gegevens en tarieven toe voor de facturatie.
- Voeg partijen toe door te zoeken in de CRM relaties en het juiste partijtype te selecteren. Geef hierin enkel de 'vaste' partijen op, de specifiek dossiergebonden partijen voegt u pas later toe na het dupliceren van de template.
- Voeg eventueel een takentemplate toe om een takenplan per dossier te creëren.
- Vink 'Template' aan (onderaan het scherm).
- Sla het dossier op.
Hoe kan ik snel een nieuw dossier aanmaken via een template?
- Open het template dossier dat u heeft aangemaakt, via Matters > Templates of door te Zoeken op dossiernaam.
- Gebruik de optie 'Dupliceren' om een kopie van het template dossier te maken.
- Pas de specifieke gegevens aan voor het nieuwe dossier, zoals dossiernaam, partijen, en eventuele unieke details.
- Sla het nieuwe dossier op.
Video nog toe te voegen.
DMS
Wanneer een dossier voor het eerst wordt geopend, kan mogelijk een melding komen: 'Een moment geduld; SharePoint site provisioning wordt nog uitgevoerd' of 'U heeft geen toegang'
Dat betekent dat de rechten voor de users nog worden bijgewerkt. Je kan dat eventueel volgen onder de SharePoint configuratie knop.
Als de 'Access Rights Update Finished' is (gemiddeld een 5-10 tal seconden), zal DMS (SharePoint) beschikbaar zijn.
Hoe een Teams team (om samen te werken) opstarten vanuit een dossier?
- u kunt een Team aanmaken om 'samen te werken' in een Team
via het Dossier kunt u snel deelnemen aan het Team - het Algemeen kanaal geeft toegang aan alle leden
via Team beheren - leden toevoegen geeft u toegang (ook 'extern')
via Berichten voert u 'snelle' communicatie - u kunt ook andere Kanalen toevoegen aan het Team (bv. 'intern')
- de DMS SharePoint 'Cicero Docs' bibliotheek is enkel toegankelijk voor de mensen van het kantoor
Zie ook verder in de video: hoe kan ik een dossier en bestanden delen in Teams?
Cicero Mobile installeren
Cicero on-the-go of op uw tablet?
U vindt uw persoonlijke Cicero Mobile Url onder 'Mijn Account' (rechtsboven).
Deze Url verzendt u best naar uzelf. Wanneer u de Url heeft geopend in het Browser, tikt u op 
in de menubalk. Scrol omlaag in de lijst met opties en tik vervolgens op 'Zet op beginscherm'.
(Als je 'Zet op beginscherm' niet ziet, kun je dit toevoegen. Scrol omlaag naar de onderkant van de lijst, tik op 'Wijzig taken' en tik vervolgens op 
'Zet op beginscherm'.)
Cicero docs en Sharepoint
Ieder aangemaakt dossier in Cicero wordt ondersteund door een automatisch aangemaakte SharePoint-site.
Bestanden zijn op deze manier steeds beschikbaar, onafhankelijk van Cicero - uiteraard worden de toegangsrechten steeds gerespecteerd. Daarnaast kunnen bestanden veilig benaderd worden op verschillende toestellen.
Naast veiligheid en toegankelijkheid, brengt SharePoint nog vele andere voordelen met zich mee. Zo worden onder andere documenten automatisch opgeslagen (auto-safe), is er versiebeheer (vorige versies zijn steeds beschikbaar met tijdsdrukken) en je kan makkelijk samenwerken met collega's indien gewenst (co-authoring). Het voortdurend heen en weer mailen van versies is een achterhaalde werkwijze die plaats heeft gemaakt voor handige alternatieven.
SharePoint van Microsoft is een van de meest populaire samenwerkings- en documentbeheertools en wordt veel gebruikt door bedrijven en organisaties over de hele wereld. Wil je meer leren over de algemene functionaliteiten van SharePoint en hoe andere bedrijven Sharepoint inzetten? Neem dan een kijkje op de officiële website van Microsoft of raadpleeg bijvoorbeeld de heldere en uitgebreide informatie over Digitaal Werken op de help pagina van De Vlaamse Overheid.
- (0:05) Een brief opstellen vanuit een dossier met uw eigen briefhoofd met knop '+ Document' (document heeft direct een naam en locatie)
- (0:55) Knop 'DMS' in het dossier opent de automatisch aangemaakte Sharepoint site van het dossier
- (1:24) Opstellen/bewerken van het document rechtstreeks als prestatie boeken via Word add-in CICERO365
- (2:20) Enkele voordelen/ functionaliteiten van SharePoint (voorbeeldweergave, toegangsrechten, delen, versiegeschiedenis, prullenbak, e-mails met metadata in een dossier). Je kan de documenten ook rechtstreeks via SharePoint, Office 365 of Microsoft 365 Copilot benaderen
- (3:59) Introductie tot sjablonen of "Slimme Templates" in Cicero. U kunt typebrieven voor uw kantoor instellen, waarbij dossierinformatie en gegevens van betrokken partijen automatisch worden ingevuld. Cicero geeft stopplaatsen aan, waar u de ontbrekende informatie hoeft toe te voegen. Merk op dat voor deze aanvullingen dan weer andere add-ins complementair zijn voor inhoudelijke suggesties
- (5:06) Een document van nul opstarten in het dossier, direct vanuit SharePoint
- (5:45) Bestanden uploaden in het dossier, direct in SharePoint
Video's nog toe te voegen:
> Video: hoe kan ik een mail behandelen?
> Video: hoe kan ik een brief/typebrief/akte sjabloon samenvoegen?
Hoe Teams inzetten?
Daarnaast wordt voor ieder dossier in Cicero ook een Team in Teams aangemaakt. Vanuit het dossier kan je het Team opstarten.
Zo kan bij 'Berichten' makkelijk gecommuniceerd worden over het dossier. Er kan ook gekozen worden om de cliënt of andere externen uit te nodigen in het team. Communiceren of bestanden delen was nooit zo efficiënt.
Naast je eigen interne documenten in een dossier kan ervoor gekozen worden een deel van het dossier "open te zetten" met de cliënt. In deze apart afgeschermde map kunnen bestanden gedeeld worden. Dit is handig wanneer grote bestanden moeten worden aangeleverd.
Hoe kan je een dossier en bestanden delen? Voor het samenwerking met medewerkers of een dataroom met externen.
Deze video toont:
- Hoe u Teams kanalen kunt maken om 'samen te werken' in een Team
via het Dossier kunt u snel deelnemen aan het Team
via Team beheren - leden toevoegen geeft u toegang
via Berichten voert u 'snelle' communicatie - Hoe u bestanden kunt delen
Documenten uit je DMS (SharePoint) afgeschermd delen - Hoe u andere Kanalen toevoegt aan het Team
Wat is CICERO365?
Als je met Cicero werkt, heb je het gemak dat je met "native" Microsoft-toepassingen zoals Outlook en Word kan werken.
Deze kent u mogelijk al en worden algemeen beschouwd als de beste op de markt, mede omdat ze als marktleider dagelijks worden onderhouden.
Wat Cicero doet, is Microsoft toepassingen optimaliseren voor advocaten door de slimme CICERO365 add-in.
Met deze add-in kun je bijvoorbeeld in Outlook e-mails eenvoudig in het juiste dossier plaatsen en direct de tijd registreren die je aan de e-mail besteedt. In Word kun je tijdregistratie toepassen en worden relatiegegevens automatisch ingevuld in templates dankzij integratie met het CRM-systeem.
Met Cicero combineer je het vertrouwde van Microsoft met functionaliteit op maat voor advocaten.
In deze video:
- (1:00) Een mail (en/of bijlagen - al dan niet los van de mail) bewaren via StoreMe in het dossier of op een personenfiche
- (1:20) Een mail (en/of bijlagen - al dan niet los van de mail) bewaren via BookMe en direct ook een prestatie en/of opvolgtaak boeken
In de volgende video, herhalen we kort hoe bijlagen ook gewoon gesleept kunnen worden vanuit de mail naar de SharePoint van het dossier (deze locatie kan vanuit het dossier via de knop 'DMS' worden geopend of direct via Sharepoint, Office 365 of Copilot 365); cfr. documentbeheer in Cicero.
Als u vanuit een dossier met de knop '+ Document' een mail opstart kan ik gebruik maken van verschillende vooringestelde e-mail templates.
Daarnaast kan alle informatie over contacten, referenties en andere gegevens van het dossier gebruikt worden.
Wanneer u verzendt via CiceroSend, wordt eerst een controle uitgevoerd. Vervolgens wordt de e-mail verzonden, kan ik direct een prestatie boeken en wordt de mail opgeslagen.
Als ik gewoon van in Outlook een mail opstart, kan ik uiteraard verzenden via CiceroSend, zodat indien gewenst de mail kan worden opgeslagen en/of als prestatie kan worden geboekt.
Ik kan ook nog via de knop 'DMS Attach' bestanden halen uit een bepaald dossier.
Als ik niet initieel verzend via CiceroSend, kan ik uiteraard achteraf nog vanop de mail via de knop BookMe of StoreMe de verzonden mail opslaan in een dossier of als prestatie boeken.
Voor van de functionaliteit Cicero Auto Stored gebruik te kunnen maken, moeten eerst enkele basisinstellingen worden aangepast.
Hiervoor verwijzen we terug naar de inleidende video over documentbeheer in Cicero.
Taken, timesheets en agenda
Prestaties en Taken zitten bij Cicero in dezelfde module. Dit heeft als voordeel dat een taak achteraf ook direct geboekt kan worden als prestatie.
Joblogger is de naam van de module waarmee u uw prestaties registreert in Cicero. Er zijn meerdere manieren om prestaties te boeken in Cicero.
Er zijn verschillende manieren om prestaties te boeken:
- via +Taak/prestatie op het dashboard
- via Tasks > Joblogger
- via Tasks > Timer
- via een dossier > Joblogger
- via documentbeheer > CICERO365 add-in
- via een taak uit een Teams bericht
- via Tasks > Timesheet (toont ook agendapunten die omgeboekt kunnen worden tot prestatie)
- via Tasks > Microsoft365 activities
- via Cicero Mobile
Als gebruiker kan je bij takenoverzicht makkelijk een overzicht van je prestaties krijgen op een tijdlijn - op deze manier is het handig om te zien waar je uren moet/kan bijboeken.
Video nog toe te voegen.
Verschillende voorbeelden om inzicht te krijgen in gepresteerde uren.
Video nog toe te voegen.
Bij taken kunnen we onderscheid maken tussen:
Uit te voeren taken bv. : afspraken, zittingen, expertises (die meestal uit te voeren zijn op een welbepaalde DAG en UUR) > kunnen gekoppeld worden aan Outlook - Calendar
Als Op te volgen taken bv. : rappels, to do, vervaldata, verjaringen, uitspraken (als Reminder voor jezelf, OF voor een andere Prestant/Uitvoerder van de taak) > kunnen gekoppeld worden aan je Outlook Tasks
De koppeling met Outlook zorgt alvast voor reminders – ook mobile!
Video nog toe te voegen.
Video nog toe te voegen.
Video nog toe te voegen.
Cicero Billing of e-invoicing
Het factureren van geleverde prestaties is een sleutelsteen in het beheer van uw kantoor.
Video nog toe te voegen.
