Met de Collection module van CICERO LawPack kunt u uw incassodossiers beheren, importeren, opvolgen en monitoren. U heeft bovendien de mogelijkheid om uw opdrachtgevers via een klantenportaal (‘Webview’) inzage te geven in hun incassodossiers.

Hoe gaat het tewerk? De Collection module laat u toe de factuur- of incassovoorwaarden per opdrachtgever bij te houden. Het gaat om de aan te rekenen rente, het schadebeding, eventuele administratieve kosten, enz. Per dossier kan dan een opvolgfiche gecreëerd worden. Hierop worden alle vorderingen en reeds gedane betalingen bijgehouden. Deze betalingen zijn gekoppeld aan de boekhouding: iedere betaling kunt u volgens afzonderlijke imputatieregels in rekening brengen. De opvolgfiche is tevens gekoppeld aan de agenda waarin de volgende stap telkens automatisch geboekt kan worden. Het dagelijks agendaoverzicht laat u dan toe om direct een bepaalde actie te laten uitvoeren. De module werkt met vooraf gedefinieerde typebrieven en akten die automatisch verwerkt worden, en de relevante dossierinformatie (en berekeningen en afrekeningen) naadloos en foutloos integreren. Eens het incassodossier is aangemaakt en er een openstaand saldo is, kunt u ook een afbetalingsplan opstellen.

Indien u meerdere dossiers per opdrachtgever behandelt, kan het handig zijn om een Automatische Opvolging in te stellen. Dossiers van eenzelfde opdrachtgever volgen immers vaak eenzelfde Scenario, wat toelaat om de opvolging verder te automatiseren. De Scenario’s kunnen specifieke taken uitvoeren die vooraf gepland zijn: er kunnen bijv. diverse opvolgingsbrieven (per brief of per mail) opgemaakt worden met de effectieve berekeningen en die rekening houden met tussentijdse betalingen. Dagelijks krijgt u een overzicht van alle acties die op die dag ondernomen moeten worden in álle dossiers.

Voor de cliënten die u grotere aantallen dossiers bezorgen, kunt u nog verder automatiseren door gebruik te maken van een digitale import van de gegevens van uw cliënt. Hiermee hoeft u niet langer de gegevens van de debiteur, vorderingen en betalingen manueel in te brengen. Nadat u met uw cliënt/opdrachtgever bepaalde afspraken heeft gemaakt, verloopt de volledige administratie automatisch. De gegevens over de tegenpartij, de in te vorderen bedragen, evenals de reeds ontvangen betalingen kunnen ingelezen worden, en automatisch toegevoegd worden aan uw Relaties en Dossiers. Dat laat u toe nog sneller en efficiënter te werken, en verlaagt de kansen op invoerfouten.

Met de Collection module is het tevens mogelijk de gegevens van geselecteerde dossiers te exporteren en over te maken aan deurwaarders die de Organi software gebruiken.

Samengevat: het proces om onbetaalde facturen in te vorderen leent zich bij uitstek voor een ver doorgedreven automatisering. En dat heeft alleen maar voordelen. Met de Collection module spaart u (veel) tijd, en werkt u efficiënter. (De automatische opvolging zorgt er bijv. voor dat alle briefwisseling op tijd verstuurd wordt in alle dossiers). Doordat het proces geautomatiseerd is, is er veel minder kans op materiële vergissingen. De Collection module geeft dan ook een hoge ‘Return on Investment.’

Via de feedback die we van onze klanten gekregen hebben, is de module steeds verder geoptimaliseerd. En omdat uw cliënten via de Webview (i.e. het CICERO LawPack klantenportaal) op elk ogenblik de stand van zaken en vooruitgang van hun dossiers kunnen volgen, zijn ook zij tevreden.